In het leven van elke moderne persoon wordt een belangrijke plaats ingenomen door het vermogen om je tijd te beheren. We haasten ons allemaal ergens rond, maar uiteindelijk zien we de resultaten van onze activiteit niet. We klagen over het gebrek aan tijd en we geven het zelf achteloos uit in lege gesprekken en nutteloze zaken. Hoe leer je om je tijd goed te beheren en de effectiviteit van het gebruik ervan te vergroten?
De Eisenhower-matrix is een voorbeeld van de juiste verdeling van onze tijd, de zogenaamde tijdmanagementtool. Voor de eerste keer werd deze methode beschreven door Stephen Covey in het boek "De belangrijkste aandacht - de belangrijkste dingen." Maar het idee van de techniek is van Eisenhower, 34 van de Amerikaanse president.
Volgens het tijdmanagement zijn alle zaken die iemand tegenkomt, moeten worden geanalyseerd en geëvalueerd aan de hand van criteria is belangrijk - het doet er niet toe, dringend - niet dringend. De Eisenhower-matrix is een schematische weergave van deze formule. Het is verdeeld in vier vierkanten, in elk van die gevallen worden geregistreerd op basis van belang en urgentie.
Om de Eisenhower-matrix te gebruiken, moet u alle gevallen registreren die u van plan bent uit te voeren binnen een bepaalde tijd.
1. Belangrijke en dringende zaken. Deze categorie bevat zaken die de vertraging niet uitstellen. De oplossing van deze problemen staat voorop. Noch luiheid, noch omstandigheden van overmacht dienen hun uitvoering te beïnvloeden.
Voorbeelden van belangrijke en dringende gevallen:
- werkproject, waarvan de deadline bijna afloopt;
- ongeplande bezoeken aan de arts, bijvoorbeeld in geval van ernstige kiespijn of ernstig letsel;
- dringende oproep aan een belangrijke klant.
2. Zaken zijn belangrijk, maar niet dringend. Deze categorie bevat gevallen van verhoogd belang, maar die u enige tijd kunt uitstellen. Hoewel deze gevallen kunnen wachten, zou je ze niet lang moeten uitstellen, omdat je ze dan in een haast moet uitvoeren.
Voorbeelden van gevallen:
- geplande werkzaamheden in het bedrijf in verband met lopende projecten;
- huidig werk aan uw projecten;
- ontwikkeling van nieuwe projecten;
- regelmatige aanwezigheid van sporttraining.
3. Zaken zijn niet belangrijk, maar dringend. Meestal zijn in dit vierkant opgenomen gevallen die geen effect hebben op uw levensdoelen. Ze moeten op een bepaald moment worden gedaan, maar ze dragen geen waardevol werk in uw activiteit.
Voorbeelden van gevallen:
- om het familielid te feliciteren met zijn verjaardag. Dringend - omdat de verjaardag vandaag is en het er niet toe doet - omdat deze zaak geen resultaten oplevert, behalve dat respect voor een familielid wordt getoond.
- ontmoetingen die je door anderen worden opgelegd, moet je gaan om vrienden niet te beledigen, maar deze kwestie is niet zo belangrijk voor je leven.
4. Geen belangrijke en geen dringende zaken. Dit vierkant is het schadelijkst. Het omvat geen dringende zaken, die niet belangrijk zijn in het leven. Maar helaas omvat deze categorie de meeste van onze zaken.
Voorbeelden van gevallen:
- het lezen van glossy tijdschriften;
- nutteloze tv-shows bekijken;
- roddelen met vriendinnen;
- spellen op de computer.
De lijst kan oneindig zijn. Veel mensen denken dat deze dingen goed zijn voor recreatie. Maar zelfs als vakantie, in hun vrije tijd, zijn deze dingen niet alleen nutteloos, maar zelfs schadelijk. Ook rust moet kwalitatief zijn.
Hoe werkt de matrix?
Door al uw aankomende activiteiten in vierkanten te verdelen, ziet u hoeveel tijd u besteedt aan belangrijke en nuttige gevallen, en hoeveel is onnodig en zinloos.
Vulling van de prioriteitenmatrix van Eisenhower, let meer op de eerste kolom "urgent - belangrijk". Doe deze dingen eerst, nadat ze belangrijke, maar niet dringende plichten hebben uitgevoerd en dringend, maar niet belangrijk. De vierde categorie gevallen doet helemaal niet - ze dragen geen waardevolle last in je leven.