Bij de eerste kennismaking met de zakelijke correspondentie kan de indruk ontstaan dat dit een te gecompliceerd systeem is. In feite corresponderen verschillende soorten zakelijke brieven organisch met de behoeften van een persoon in interactie.
Zakelijke brief over samenwerking
De eerste brug tussen mogelijke toekomstige partners is, in de regel, een zakelijke brief over samenwerking. Vertegenwoordigers van de twee bedrijven kunnen al kennis maken en voorbereidende onderhandelingen voeren, maar het officiële contact zal de brief over samenwerking zijn.
Belangrijke punten voor dit document:
- een beroep doen op een specifieke persoon;
- een verwijzing naar de bijeenkomst of bron van informatie over dit bedrijf;
- een samenvatting van de inhoud van de zaak;
- tabellen, prijzen en andere aanvullende informatie is beter om de aanvraag in te sturen.
Bedrijfsbrief van de vergadering
Als dit lukt, is de volgende stap een zakelijke brief van de vergadering. Dit soort zakelijke brieven kan het aantal tussenstadia van onderhandelingen verminderen en het succes van de aanstaande vergadering beïnvloeden. De geïnteresseerde moet de details tot in het kleinste detail overdenken:
- regelgeving;
- agenda;
- articuleren kwesties voor discussie;
- een overzicht geven van de reeks secundaire problemen die zich in het proces kunnen voordoen;
- informatietoepassingen voorbereiden, die de andere partij vóór de vergadering raadzaam vindt.
Een dergelijke voorzichtige zakelijke brief helpt misverstanden, discrepanties en andere onplezierige momenten die van invloed kunnen zijn op de uitkomst van onderhandelingen te voorkomen. Op basis van de resultaten van de onderhandelingen wordt een nieuwe bedrijfsbrief over de bijeenkomst geschreven, maar nu al in de vorm van een rapport over de behaalde resultaten. Het heeft hetzelfde doel: ervoor zorgen dat partners de gemaakte afspraken correct interpreteren. De tweede partij wordt verzocht de notulen van de vergadering te bevestigen of in de regel een dag wijzigingen aan te brengen.
Andere soorten zakelijke correspondentie
Met al gevestigde relaties, meestal dit soort zakelijke brieven, zoals een zakelijk briefverzoek en dienovereenkomstig een briefantwoord. Met eventuele wijzigingen in regelingen of wanneer aanvullende informatie nodig is, stuurt een bedrijf een andere verzoekbrief.
Om bestaande zakelijke relaties te onderhouden of nieuwe relaties te onderhouden, worden dergelijke soorten zakelijke brieven als zakelijke briefuitnodiging en zakelijke advertentiebrief verstrekt. Het bedrijf kan een conferentie, tentoonstelling, seminar enzovoort organiseren - en echte en potentiële partners uitnodigen, in de persoon van het management of het hele team. Het is goedkoper om een verkoopbrief te versturen, maar het rendement is veel lager.
Zakelijke etiquette omvat een dankbrief in antwoord op de vervulling van het verzoek door de tegenpartij of voor andere samenwerking.
Sommige soorten zakelijke correspondentie kunnen moeilijker zijn om te schrijven. Dit zijn:
- zakelijke weigering;
- zakelijke brief met excuses;
- zakelijke briefclaim;
- zakelijke briefverzoek.
In deze documenten is het vooral belangrijk om een welwillende en respectvolle toon te handhaven. Wat betreft de brief van het verzoek, volgens de regels van de bedrijfsethiek, wordt de pleidervormende formulering gebruikt zelfs in die gevallen waarin er in het leven een vraag zou zijn.
Wat te zoeken in zakelijke correspondentie:
- een belangrijk moment voor een zakelijke brief is een beroep op een specifieke persoon, met de juiste spelling van de volledige naam, functie, bedrijfsnaam;
- ongeacht of u een elektronische zakenbrief of een papieren brief schrijft - het moet op het briefhoofd van de onderneming staan met alle benodigdheden;
- ethiek, correctheid en respect - de enige acceptabele toon voor zakelijke brieven.
- de brief moet worden gehandhaafd in een droge, zakelijke stijl - het is beter om emotionele wendingen uit de gewone spraak te vermijden.
Een zakelijke brief, geschreven met deze nuances in gedachten, maakt een betere indruk van uw afzender. En in de bedrijfswereld zal dit helpen de juiste deuren te openen.